Des doublons dans ton fichier

  John Doe        30 août 2013

Ce que j’aime chez mon dir’ com’ c’est qu’il aime la poésie, toujours à chercher la bonne rime, le bon mot et le ton adéquat. Bien entendu, il a toujours un sujet pour une jolie tirade. Ce matin par exemple, il est rentré dans mon bureau en beuglant : “Ils me font chier avec leurs fichiers !”. Comme je le comprends.

Tout d’abord, dans un monde parfait on parlerait DU fichier. Un fichier général devrait contenir l’ensemble des contacts internes et externes de la mairie et on pourrait imaginer qu’il soit contrôlé par les relations publiques, l’événementiel, le cabinet ou que sais-je encore et chaque service pourrait accéder à la partie qui le concerne. Dans la vraie vie, en tout cas par chez moi, ce n’est pas le cas. Ici, chaque service possède son propre fichier, si si. Il y en a un pour les asso, un pour les enseignants, un pour les partenaires institutionnels, etc. Et comme chacun a SON fichier Excel sur SON ordinateur, il est impossible de les croiser pour éliminer les doublons. Ceux-ci se multiplient sans cesse d’autant que quand il faut opérer un changement sur un contact, l’agent en charge du fichier crée la plupart du temps une nouvelle entrée !

Essayez d’imaginer les économies possibles à l’année sur un fichier qui comporte des doublons pour un contact sur cinq… Quand nous faisons un envoi, nous étiquetons les enveloppes à la main. Cela permet en théorie de faire le tri et d’enlever les doublons au fur et à mesure. En réalité, passer la première centaine, on ne s’embête plus à essayer de les repérer et on utilise donc deux fois plus d’enveloppes et de flyers qu’il n’en faudrait. Quelques corrections finissent par être apportées aux fichiers lorsque Mme. Michu se plaint pour la cinquième fois qu’elle reçoit deux courriers à son nom pour chaque évènement ou lorsque la famille de M. Martin nous appelle pour nous dire qu’il n’est pas utile d’envoyer des courriers à des personnes décédées.

Là où ça devient marrant c’est quand vous ajoutez une dose de technologie à tout ça. Depuis quelques semaines, nous sommes entrés de plain-pied dans le XXIe siècle, nous avons désormais une machine qui imprime directement sur les enveloppes plutôt que d’avoir à coller les étiquettes à la main. Cela permet de gagner un temps considérable et d’éviter les troubles musculo-squelettiques. Le souci réside dans l’usage qui est fait de l’outil. Hier matin, l’agent du service associations transmet à la reprographie un fichier de 3 000 noms. Il prend bien soin de calculer le nombre d’enveloppes et de flyers qu’il lui faut sans compter les doublons. Il transmet le fichier avec le nombre d’impressions et s’en va prendre un café, certain de son affaire. Les agents du service reprographie impriment les 3 000 flyers et les mettent sous plis. Ils passent ensuite les enveloppes à la machine qui imprime les coordonnées du fichier. Surprise, il manque quelques 200 flyers et enveloppes ! Figurez-vous que la machine n’enlève pas les doublons de son propre chef. Il ne suffit pas d’avoir fait un calcul dans sa tête, encore faut-il prendre le temps de les retirer du fichier. Excel permet effectivement de les extraire mais il ne le fait que pour ceux qui sont rigoureusement identiques. Si M. Martin était secrétaire général d’une association, qu’il en devient le président et qu’on lui crée une nouvelle entrée pour cela, on ne peut plus parler de doublon. Idem pour les changements d’adresse et je ne vous parle même pas des erreurs dans l’orthographe des noms.

Mais l’histoire ne s’arrête pas là parce qu’une fois que le guignol a fini son café et s’aperçoit qu’il lui manque 200 exemplaires, que pensez-vous qu’il fait ? Il appelle la communication.

– Bonjour, je vous appelle parce qu’on a eu un problème avec la machine et il me faudrait 200 exemplaires de plus.

– Quel genre de problème ?

– La machine à étiqueter les enveloppes à pas enlevé les doublons, du coup il manque des flyers.

– Ok… Donc nous avons des habitants qui vont recevoir deux fois le doc ?

– Non, non, on n’a pas fait l’envoi encore.

[FAILLE INTELLECTUELLE MAJEURE]

– …

– C’est pour ça, j’ai besoin de 200 exemplaires.

– Laissez-moi le temps de bien comprendre… Les 200 exemplaires dont vous avez besoin, ils existent. Ils sont dans des enveloppes que nous avons encore en notre possession. Nous sommes d’accord ?

– Bah oui mais…

– De deux choses l’une, soit vous collez à la main les 200 étiquettes restantes sur les enveloppes des doublons, soit vous remettez sous plis les 200 flyers dans des enveloppes vierges. Il n’est pas question de refaire un tirage ! Nous avons déjà perdu assez de temps comme ça !!

P.S. : Je vous ai raconté la fois où un agent a séparé les messieurs des mesdames dans son fichier, créant ainsi 100% de doublons ? Le courrier pour M. et Mme Martin était alors envoyé en deux fois à la même adresse…